¡El Proyecto no va bien! Por qué?, Por quee??, Por queeeee??
¿Cuántas veces nos hemos encontrado frente a un código, un proyecto o una actividad que no llegó a concretarse con éxito y la verdad es que no tenemos una idea muy clara de que fue lo que salió mal?. Normalmente cuando nos enfrentamos con este tipo de situaciones solemos tomar uno de dos caminos, o nos frustramos porque “Eso siempre nos pasa y no entendemos por qué” o nos desesperamos por resolver el problema normalmente poniendo los conocidos “Pañitos Calientes” que aunque a veces nos resuelven no nos permiten ver a profundidad las causas del error y luego cuando la crisis pasa todo se nos olvida. Es por esto que normalmente nos encontramos una y otra vez cayendo recurrentemente en errores que quizás si le damos una pensada un poco más profunda pudieran corregirse con acciones sencillas.
Para romper con este patrón y montarnos en la ola de la mejora continua, queremos dejarles una herramienta muy sencilla de análisis causa – efecto que nos permite identificar la causa raíz de un problema pasa así tomar acciones y evitar recaer en el error.
¿Que son los 5 Por qué?
Es una técnica que busca identificar la causa raíz de un problema a través de una serie de Preguntas (¿Por qué?) sucesivas. La metodología plantea que se repita la pregunta al menos 5 veces, pero lo ideal es repetirla hasta que la causa identificada no tenga otra respuesta que ella misma, es decir, no puedas “bajar más”.
¿Cuándo puede aplicarse?
Se recomienda utilizar la herramienta organizando reuniones o de manera individual inmediatamente después que se haya encontrado un problema.
El problema puede pertenecer a múltiples categorías: puede ser un error de desarrollo, falta de horarios, no cumplimiento de una entrega… Siempre que surja algo no deseado, puedes utilizar este proceso para analizar la causa raíz del problema.
Es importante tener en cuenta que los 5 porqués no son una herramienta para encontrar a alguien a quien culpar, sino para entender por qué ocurrió algo no deseado o inesperado. Además, puede ayudar a la empresa a tomar algunas medidas y hacer algunos cambios para asegurar que el mismo problema no vuelva a ocurrir.
¿Cuál es la forma eficiente de aplicarlo?
Durante la ejecución del método, puede que sientas que sería mejor analizar todos los caminos posibles y seguir cada uno extensivamente, sin embargo, hacerlo así puede resultar un proceso interminable, ya que saldrían múltiples opciones. Al ser un proceso “Lean “nos permite escoger un camino y llevar a cabo las medidas correctoras necesarias para resolver un problema. Así que, se tiene que escoger sólo uno de los múltiples caminos, y seguir con él. La clave es conseguir el primer porqué correcto.
En caso de que el problema se repita, entonces puedes optar por otra ruta para resolverlo.
¿Y qué hacemos con los resultados?
Bien sea que el análisis se realice en equipo o de manera individual, será de gran valor para la empresa que compartas la información y los resultados del proceso con tu equipo y supervisores, ya que esto proporcionará a todo el mundo una visión sobre los tipos de problemas a los que se enfrenta la empresa y cómo resolverlos.
Una vez que la técnica de los 5 porqués ha sido realizada, hay que emparejar cada pregunta con una respuesta y determinar cinco acciones correctivas relevantes en las que todos estén de acuerdo. Estas acciones constituirán la solución al problema que se está analizando. El líder de esta actividad debe entonces asignar responsabilidades relevantes a los diferentes miembros del equipo para implementar la solución.
¿Quieres un Ejemplo?
Vamos a suponer un caso en el que una empresa, cuyos clientes no están satisfechos, porque los productos que se les envían no cumplen con sus especificaciones exactas. Entonces, ¿cómo determinaría la empresa la causa raíz del problema usando los 5 por qué?
El primer por qué debe atacar directamente al problema principal. En este caso los productos se envían con especificaciones incorrectas. Por tanto, el primer por qué sería:
1.- ¿Por qué los clientes envían productos con especificaciones incorrectas?
La respuesta a esta pregunta es: porque los productos se fabricaban según especificaciones diferentes a las acordadas entre el equipo de ventas y el cliente. Esto nos da pie a preguntar el siguiente por qué:
2.- ¿Por qué se fabricaron los productos con especificaciones diferentes a las acordadas por la venta?
La respuesta es: porque el equipo de ventas agiliza su trabajo contactando directamente al responsable de fabricación para empezar a construir los productos. Se cometió un error en la comunicación entre el vendedor y el jefe de fabricación, lo que llevó a anotar las especificaciones incorrectas. Aquí vemos otra desviación con lo que se supone que debería haber ocurrido, por lo que el siguiente por qué es:
3.- ¿Por qué el vendedor se puso en contacto directamente con el jefe de producción en lugar de seguir el procedimiento estándar de la empresa?
La respuesta es: debido a que el procedimiento de la empresa requiere la aprobación del director de ventas, antes de que el trabajo pueda comenzar. Esto ralentiza el proceso de fabricación y provoca un retraso en el envío a los clientes. A lo cual preguntamos:
4.- ¿Por qué el formulario requiere la aprobación del director de ventas?
A lo que la se responde: porque el director de ventas necesita ser continuamente informado con los detalles de ventas y fabricación, para su discusión con el CEO de la compañía.
En este escenario, sólo cuatro porqués fueron necesarios para determinar la causa raíz del problema (la aprobación/firma) sin valor añadido del director de ventas está causando una desviación en el proceso de fabricación.
Ahora la empresa puede proponer una solución para garantizar que no se produzca ningún retraso en el proceso de fabricación, sin que el vendedor tenga que ponerse en contacto directamente con el responsable de fabricación.
Ten en cuenta que como en este caso, puedes llegar a la causa de su problema en menos de cinco porqués o más de cinco porqués. Sólo tienes que seguir preguntando por qué hasta que se haya determinado la raíz del problema.