Establecer Tus Prioridades – La Clave Para Alcanzar Tus Objetivos
En el mundo de los proyectos, es muy común que para el equipo las prioridades vengan claramente establecidas por el Gerente y el Líder que lo conduce, sin embargo, existe otra realidad, y es que en muchas ocasiones los miembros de ese equipo se comparten entre varios proyectos y es allí donde el reto de conocer y establecer las prioridades pasa a ser clave en el logro de los objetivos que nos planteamos.
El “Estar Ocupado” no siempre es señal de ser un talento altamente productivo, ni tampoco garantiza el progreso en nuestras asignaciones. Es por esto que queremos compartir algunas técnicas y herramientas que nos ayuden en el delicado arte de priorizar nuestro trabajo.
Arma Solo Una Lista De Tareas
Trabajar en varios proyectos es como estar en la universidad cursando varias materias. Cada una de ellas tiene un gran peso de asignaciones, así como sus fechas con hitos importantes.
El contar con una sola lista de tareas en donde puedas de un solo vistazo tener un panorama más claro de todo lo que debes completar para cumplir con estas fechas es el primer paso que debemos seguir al momento de establecer nuestras prioridades.
Cuando Las Prioridades Compiten
Cuando las tareas en las que trabajas no son difíciles, es relativamente fácil manejarlas en conjunto, sin embargo, a medida que aumenta la dificultad, la estrategia de doble tarea está vinculada a una disminución del rendimiento, lo que significa que las tareas más importantes no se cumplen de manera correcta.
Para mantener la mente enfocada en una tarea importante a la vez, hay que identificar las posibles distracciones (tareas concurrentes o peticiones especiales) y evitarlas activamente a lo largo del día. Entonces, si por ejemplo te asignan la tarea de extraer datos para un proyecto al mismo tiempo que creas diapositivas para una presentación, debes priorizar una tarea y evitar cualquier trabajo, preparación, correo electrónico o mensaje que pueda estar relacionado con la otra.
El Esfuerzo Siempre De Menos A Más.
Suele pasar que, cuando revisamos una larga lista de tareas nos desanimamos de solo pensar todo el trabajo que hay pendiente por hacer. Este es un sentimiento que reduce la productividad y nos arrastra a procrastinar.
Para evitar esto se recomienda darle prioridad a aquellas tareas que requieren de un mínimo de tiempo y esfuerzo para así completarlas rápidamente. Esto te generará una sensación de logro y te llenara de ánimos durante la jornada.
¿Urgente O Importante?
Dentro de la lista de tareas un aspecto que no debe faltar son los plazos establecidos para cada tarea y las fechas de los hitos importantes para cada proyecto. Este elemento será uno de los factores determinantes para calificar nuestras tareas y poder priorizarlas.
El empresario y orador Stephen Covey, en su libro The 7 Habits of Highly Effective People, de 1989, sugiere que las tareas se deben clasificar (y luego priorizar) según su importancia y urgencia.
- Urgentes e importantes: Son las tareas que deben completarse primero
- Importantes, pero no urgentes: Marca tiempo en tu calendario para hacer estas tareas sin interrupciones
- Urgentes, pero no importantes: Se pueden delegar
- Ni urgentes ni importantes: Quítalas de la lista de tareas pendientes
No olvides lo Importante.
En esto de priorizar, no debemos descuidar aquellas tareas que calificamos como “Importante” para evitar que con el tiempo se conviertan también en Urgente.
Una estrategia para garantizar que se dé prioridad a las tareas importantes, es la Regla 1-3-5. Esta es una estrategia muy simple que se basa en la idea de que cada día podemos completar un máximo de 9 tareas divididas en:
1 Tarea Grande e importante que te lleva directamente a tus objetivos semanales. Si hoy pudieras hacer una sola cosa, ¿qué sería? Tu respuesta es tu elección.
3 Tareas Medianas y de importancia media alineadas con tus objetivos semanales y propósito pero que no son fundamentales realizarlas lo antes posible.
5 Tareas pequeñas y de importancia baja que no tienen por qué estar alineadas con tus objetivos actuales, pero que te permiten resolver un problema mayor futuro que solo puedes resolver tú.
Para decidir, hazte preguntas orientadas a los objetivos:
1.- ¿qué tareas tendrán el mayor impacto en el resultado final?
2.- ¿Qué puedo hacer hoy para alcanzar ese objetivo?
BONUS TIP:¿Y SI NO ME FIJAN PLAZOS O FECHAS?
Si bien esta recomendación parece más orientada a la Administración del Tiempo, también para la definición de prioridades es necesario tener bien claro dos cosas:
1.- Los plazos de tiempo con los que contamos
2.- El objetivo y producto final al cual debo llegar.
Tomando esto en cuenta es importante que al momento de recibir una asignación puedas tener muy en claro estos dos aspecto. Por lo que te recomendamos siempre hacer dos preguntas claves:
1.- ¿Para cuándo esto debe estar listo?
2.- ¿Qué esperas recibir de mi parte?
Esto te ayudará no solo a alinear las expectativas sino también a establecer criterios sólidos para definir tus estrategias. Y cuando las actividades sean definidas por ti mism@ asegúrate de establecerte los plazos de entrega.
Recuerda que la productividad personal no es una ciencia exacta. Así que prueba estas técnicas, busca algunas otras y ve cuales se adaptan mejor a tu realidad y forma de trabajar.
Fuentes:
